Образец заявления на отпуск за свой счет: особенности оформления неоплачиваемого отпуска

Образец заявления на отпуск за свой счет: особенности оформления неоплачиваемого отпускаДостаточно часто на предприятиях и организациях у работников возникает потребность в оформлении отпуска за свой счет. Эта форма трудовых отношений регламентируется Трудовым кодексом (ст.128). Но, главное, что следует отметить так это то, что ситуации с необходимостью предоставления отпуска без оплаты в организациях достаточно распространенное явление. И, тем не менее, они не до конца урегулированы на законодательном уровне, что очень часто на практике приводит к возникновению спорных вопросов между работодателем и работником. Для того чтобы разобраться в этом вопросе, предлагаем изучить основные моменты, особенности и нюансы неоплачиваемого отпуска, а также рассмотреть образец заявления на отпуск за свой счет.

Особенности неоплачиваемого отпуска

Неоплачиваемый отпуск предоставляется:

  • в связи с просьбой работника;
  • независимо от того, какие еще виды отпуска гарантированы работнику согласно законодательству;
  • без учета рабочего стажа.

На практике очень часто встречаются ситуации, когда работодатель сам инициирует предоставление отпуска без проведения оплаты для работников. Связано это может быть с простоями на производстве и другими проблемами, связанными с финансовыми вопросами. В этом случае работодатель может попросить сотрудников написать заявления с просьбой предоставить им неоплачиваемые отпуска. Но работникам следует знать, что подобного рода требования со стороны работодателя не являются законными, поэтому каждый сотрудник имеет право отказать работодателю в написании такого документа.

Основания, по которым может быть представлен отпуск без выплаты зарплаты, регламентируются Трудовым кодексом, федеральными законодательными актами, коллективными договорами.

Отдельным моментом стоит отметить регулирование вопросов касательно отпуска без сохранения официальной заработной платы статьями и нормами коллективного договора. Этот документ по своей юридической силе во многом приравнивается к любому другому законодательному акту. Но его основной особенностью является тот факт, что каждое отдельное предприятие или организация могут иметь собственный индивидуальный коллективный договор, который может предусматривать самые различные обстоятельства хозяйственной деятельности и урегулирования трудовых отношений. Так в договоре между коллективом и работодателем могут быть предусмотрены такие условия взаимоотношений, которые не освещены в законах или носят в официальных юридических документах спорный характер. Что позволяет более эффективно находить решения и контролировать взаимодействия в хозяйственной и общественной деятельности организации.

На практике также есть очень много исключений из общих правил, когда в некоторых жизненных ситуациях коллективный договор предусматривает оплату дней, взятых, например, в связи со смертью близкого родственника или рождением ребенка. Но все эти ситуации определяются исключительно индивидуально на каждом конкретном предприятии или организации.

Категории работников, которым положен неоплачиваемый отпуск

Образец заявления на отпуск за свой счет: особенности оформления неоплачиваемого отпускаОсновной список категорий сотрудников, которым работодатель не может по закону запретить в предоставлении отпуска без оплаты, предусмотрен статьями Трудового кодекса. Законодательный документ определяет и максимально граничные сроки отпусков. К таким категориям относятся:

  • работающие инвалиды и пенсионеры;
  • участники ВОВ;
  • работники, совмещающие трудовой процесс с учебой;
  • совместители и другие категории работников.

Также неоплачиваемый отпуск предоставляется в случае рождения ребенка или смерти близких родственников, по случаю бракосочетания.

Полный перечень всех категорий работник представлен в законодательных актах.

Основания для отпуска за свой счет предусматриваются также различными федеральными законами. Так, например, работникам, которые совмещают работу с получением образования в учебных заведениях средней и высшей категории, неоплачиваемый отпуск может быть предоставлен на разный период, в зависимости от причины в необходимости отпуска. Если работник поступает в учебное заведение, отпуск в этом случае будет составлять до 15 календарных дней. При прохождении аттестации по закону работнику положено 10 календарных дней, для подготовки и сдачи государственных экзаменов – 2 месяца.

Важно. Период отпуска в рамках установленных законами, большей или меньшей продолжительности предоставляется работнику исключительно по согласованию с работодателем.

В коллективном договоре могут быть прописаны случаи, которые не учтены в законах, но по согласованию трудового коллектива и работодателя могут быть основанием для оформления неоплачиваемого отпуска. Например, к таким случаям относится:

  • день свадьбы детей работников;
  • день знаний для родителей, чьи дети учатся в начальной школе и др.

Также дополнительные отпуска, если это будет предусмотрено договором между коллективом и работодателем, могут быть предоставлены работникам, которые воспитывают двух и более детей до 14 лет, ребенка инвалида до 18 лет, одиноким матерям или отцам, имеющим ребенка до 14 лет.

Желательно, чтобы такие случаи были подтверждены официальными документами, которые прикладываются к заявлению на отпуск.

Период, когда можно взять отпуск определяется работником самостоятельно. Его можно или присоединить к ежегодному отпуску, который оплачивается по закону, или оформить несколькими частями. Дополнительный отпуск обязательно должен быть использован в текущем календарном году, его перенос на следующие периоды не предусмотрен законодательством.

Так, например, одинокой матери, которая воспитывает ребенка до 14 лет, может быть предоставлен неоплачиваемый отпуск в текущем календарном периоде (году) периодом на 14 календарных день. Если она не воспользуется в текущем году такой возможностью, она не сможет воспользоваться в следующем году 28 календарными днями. В следующем году она также сможет взять отпуск только на 14 календарных дней.

Причины, по которым работодатель может отказать в возможности получить отпуск

Работодатель может отказать работнику в предоставлении неоплачиваемого отпуска, в случае если основания для оформления не предусмотрены в соответствии с законодательными актами. В каждом конкретном случае при рассмотрении заявления на неоплачиваемый отпуск работодатель оставляет за собой право принимать решение относительно собственного усмотрения, конкретных обстоятельств и загруженности рабочего процесса.

Здесь немаловажным фактом является человеческий фактор, какие отношения сложились у коллектива и руководителя, как зарекомендовал себя в рабочем процессе сотрудник, который обратился к руководству с просьбой о возможности предоставить ему отпуск без оплаты.

Документальное оформление отпуска

Образец заявления на отпуск за свой счет: особенности оформления неоплачиваемого отпускаОбразец заявления на отпуск за свой счет имеет произвольную форму. Работник должен оформить заявление на имя руководителя, где должен быть указан вид неоплачиваемого отпуска, причину, по которой он берет отпуск и его продолжительность.

К заявлению следует приложить документ, который подтверждает основание отпуска, в случае, если такой имеется. Это может быть копия свидетельства о рождении ребенка, свидетельство о смерти, вызов на обучение в высшее учебное заведение и др.

Текст заявления на предоставление неоплачиваемого отпуска может выглядеть таким образом: «Прошу предоставить неоплачиваемый отпуск продолжительностью 9 календарных дней с 02 по 10 марта 2015 года. Так как я являюсь одиноким отцом, который самостоятельно воспитывает ребенка до 14 лет. Копию свидетельства о рождении ребенка прикладываю к заявлению».

В случаях, если работодатель должен по закону предоставить отпуск, ожидать окончательного решения не обязательно. В остальных случаях работнику необходимо дождаться положительного решения руководителя.

Подтверждением того, что работодатель одобрил заявление на отпуск, является приказ или распоряжение о возможности предоставления неоплачиваемого отпуска. Работника знакомят с приказом под расписку. Также кадровик должен сделать соответствующую запись в личной карточке работника. Наличие или отсутствие таких записей в карточках сотрудников в дальнейшем будет использовано с целью расчета средней заработной платы, а также для определения пенсионного страхового стажа.

Отзыв из отпуска

Отзыв работника из неоплачиваемого отпуска наиболее спорный вопрос в трудовых отношениях, поскольку в законодательстве предусмотрены правила отзыва только для оплачиваемых ежегодных отпусков. Поэтому работодатель принимает решение на собственное усмотрение, исходя из сложившейся ситуации на производстве и, как правило, берет за основание Трудовой кодекс (ст. 125). Но при этом стоит учесть, что в этом случае, работодатель обязан получить согласие самого работника.

Отзыв из неоплачиваемого отпуска может быть оформлен приказом по форме, соответствующей приказу отзыва из ежегодного отпуска.

Чтобы наиболее оптимизировать возникшее белое пятно в законодательстве руководитель предприятия по совету специалиста юридического отдела при принятии решения относительно отзыва из неоплачиваемого отпуска руководствуется нормами законодательства, которые более оптимально подходят для решения подобного вопроса, то есть берут во внимание нормы трудового законодательства относительно ежегодного оплачиваемого отпуска.

Последствия неоплачиваемого отпуска

Как и во время оплачиваемого ежегодного отпуска, работника во время неоплачиваемого отпуска не могут уволить с работы по инициативе работодателя, а, значит, место работы и должность сохраняется за сотрудником на весь период неоплачиваемого отпуска.

Согласно трудовому законодательству работодатель не имеет права принуждать работников к неоплачиваемому отпуску по собственной инициативе. Если на производстве возникает ситуация простоя, и работники не по своей вине не могут выполнять трудовые обязанности, работодатель обязан выплачивать заработную плату в сумме, которая составляет две трети от среднего оклада работника.

Такой отпуск не может быть изъят из трудового стажа работника. Но, если возникает ситуация, когда работник был в неоплачиваемом отпуске больше двух недель, то разница в периодах вычитается из стажа при подсчете дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Таким образом, окончание рабочего года, который берется в расчет ежегодного оплачиваемого отпуска, перемещается ровно на столько дней вперед, сколько составляла разница между фактическим периодом отпуска за свой счет и периодом неоплачиваемого отпуска определенного законодательством. Об этом обстоятельстве работодатель обязан известить работника еще до момента предоставления неоплачиваемого отпуска.

Еще одним моментом в трудовой деятельности, на который влияет использование неоплачиваемого отпуска, является расчет среднеарифметической заработной платы. Дело в том, что если работник освобождался от исполнения своих трудовых обязанностей без оплаты или с частичной выплатой заработной платы, весь этот период исключается из расчета средней зарплаты. При этом период, который работник провел за свой счет, не имеет значения, и полностью исключается из расчетного времени.

Расчет средней зарплаты напрямую влияет на такой показатель, как расчет отпускных во время ежегодного оплачиваемого отпуска. Если у работника на протяжении календарного года были использованы дни неоплачиваемого отпуска, показатель его средней заработной платы снизится и соответственно сумма отпускных будет ниже того уровня, чем в случае, если бы сотрудник не ходил в отпуск без сохранения заработной платы.

Социальные выплаты в период неоплачиваемого отпуска

Работник, который находится в неоплачиваемом отпуске, может заболеть. Тогда возникает вопрос, как будет урегулирован этот трудовой момент согласно законодательства. Решение можно найти в Законе «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию». Согласно этому законодательному документу, за период, когда работник находится в неоплачиваемом отпуске, пособие по нетрудоспособности временно ему не насчитывается. С точки зрения законов объяснить это обстоятельство достаточно просто. Дело в том, что находясь в неоплачиваемом отпуске, на протяжении всего периода его действия человек не получает доходов, а, значит, не могут иметь место и отчисления в различные фонды страхования. Таким образом, получается, что фактически нет базы для начисления больничных и других видов социальных выплат.

В том случае если период болезни был более продолжительным, чем период отпуска по собственному желанию, то работодатель обязан принять больничный лист с дня следующего за последним днем отпуска. И оплатить этот период до момента выздоровления и закрытия больничного листа. То есть получается, если, например, сотрудник находился в отпуске за свой счет с 12 по 25 января 2015 года, а фактическая болезнь длилась, с 22 по 29 января 2015 года. В этом случае по больничному листу будет выплачена социальная помощь за период с 26 по 29 января включительно.

То же самое касается и вопроса по поводу болезни не самого сотрудника, а его ребенка. Больничные по уходу за ребенком во время отпуска без сохранения заработной платы не выплачиваются.

Исключение составляет только такая ситуация, когда во время неоплачиваемого отпуска сотрудница ушла в декрет. Трудовые отношения между работником и работодателем предусматривают выплату пособия по беременности и родам даже в том случае, когда женщина была в этот период времени в отпуске за свой счет. Это предусматривается нормами социального страхования.

Налоговые вычеты в период отпуска за свой счет

Что касается вопроса налоговых вычетов, то законодательством предусмотрены следующие правила. Получение дохода работником никак не связано с получением налогового вычета за каждый налоговый период, которым является календарный месяц. Если работник не имел дохода в календарном периоде, то и налоговый вычет он имеет право получить в стандартном размере:

  • если доход работника составляет сумму до 20 тысяч рублей, то вычет равен 400 рублей;
  • если доход составляет сумму до 40 тысяч рублей, то вычет равен 600 рублей.

Особенности влияния неоплачиваемых отпусков на размер пенсии

Поскольку во время нахождения в неоплачиваемом отпуске, работник не получает никаких доходов, то соответственно из его зарплаты не высчитываются и взносы на обязательное пенсионное страхование. В том периоде, в котором нет базы для исчисления – нет и пенсионных взносов. То же самое касается и пенсионного стажа. В пенсионный стаж могут быть включены только те периоды, во время которых проводились отчисления в пенсионный фонд. А когда работник находится в неоплачиваемом отпуске, он соответственно не получает заработную плату. И так как заработной платы нет, то у организации нет возможности отчислять пенсионные взносы. Получается, что период отпуска за свой счет не включается в страховой стаж и не может быть учтен при начислении пенсии.

Такие сведения обязательно должны быть отражены в отчетности организации или предприятия в пенсионный фонд. Согласно законодательства, их нужно отобразить в сведениях об индивидуальных застрахованных лицах, указав периоды в которых за работников не уплачивались страховые взносы в связи с отсутствием базы начисление, то есть заработной платы.

В бланках отчетности показывается общая продолжительность неоплачиваемого отпуска или других периодов, когда заработная плата не начислялась работнику. В специальной графе «Отпуск без сохранения заработной платы» период исчисляется в днях и в месяцах.

В жизни каждого человека может возникнуть необходимость в получении неоплачиваемого отпуска и с соответствующим заявлением он может обратиться к своему работодателю. Каждый случай обязательно должен рассматриваться индивидуально, к решению этого вопроса может быть подключен не только работник кадровой службы, но и специалист юридического отдела. Кроме того, что необходимо изучить вопрос с точки зрения соблюдения норм и правил законодательных актов и документов, коллективного договора, также необходимо учесть состояние и загруженность производственного процесса и возможность предоставления отпуска работнику определенной категории занятости, за исключением тех случаев, когда работодатель не имеет права отказать работнику. Также очень важно, чтобы сотрудник до момента принятия решения со стороны работодателя, был ознакомлен со всеми особенностями и последствиями использования отпуска за свой счет. За осуществление полного информирования работника несет ответственность работодатель.

Bookmark the permalink.