Благодарственное письмо партнерам за сотрудничество

Благодарственное письмо партнерам за сотрудничествоБлагодарственные письма партнерам за сотрудничество следует отнести к особому виду деловой переписки. Сама по себе благодарность является мощным мотивационным инструментом, с помощью которого можно поддерживать взаимоотношения с партнерами на должном уровне без каких-либо дополнительных финансовых вложений.
Благодарственное письмо — это один из вариантов сказать компании спасибо в очень красивой торжественной форме, чтобы, таким образом, подтолкнуть её к дальнейшим успехам и активной деятельности, в том числе и во взаимоотношениях с вами.

Когда нужно выражать благодарность?

По большому счету можно сказать, что благодарность своему партнеру следует выражать, за каждое его действие, которое имеет отношение к вам. Вот несколько примеров, в каких ситуациях благодарность будет уместной:

  • за оставленный отзыв в публичной форме о деятельности вашей компании;
  • за любые услуги, оказанные партнером;
  • за покупку вашей продукции (особенно, если речь идет об оптовых поставках или постоянных клиентах);
  • за регистрацию на вашем электронном ресурсе и др.

Следует сразу же отметить, что данный список может быть продолжен до бесконечности и в этом случае все зависит только от того, насколько вы заинтересованы в партнерстве и хотите строить взаимоотношения с конкретным контрагентом.

Для того чтобы правильно составить документ, желательно предварительно изучить образцы благодарственных писем партнерам других компании. Или ознакомится с нашей пошаговой инструкцией составления благодарственного письма.

Пошаговая инструкция

  1. Обращение к адресату.

Обращение к адресату лучше всего начинать со словами «Уважаемая или Уважаемый…». Дальше следует фамилия имя отчество адресата. Такой вариант сможет подчеркнуть ваше уважительное отношение к партнеру без лишней фамильярности и полностью отвечает нормам официально-делового стиля.

Также такой вариант вполне уместен при обращении к целому коллективу компании-партнера, если вы хотите выразить свою признательность не только руководителю, но и всей группе сотрудников, с которыми вы поддерживаете отношения в течение всего периода работы.

Но иногда более уместно не быть слишком официальным, а придумать более оригинальное обращение, которое поможет выразить индивидуальный подход.

  1. Инициатор благодарности.

Обязательно в самом письме должно фигурировать имя инициатора благодарности, чтобы партнеру не пришлось догадываться, кто же все-таки его поблагодарил. Благодарность можно выносить от имени всей компании или конкретно от её руководителя.

Важно. Если вы хотите поблагодарить другое предприятие за оказанные услуги или предоставленные товары, тогда благодарность следует написать от имени всей компании. А если поблагодарить нужно сотрудников или подразделение, тогда письмо должно быть написано от имени руководителя.

Примеры обращения в благодарственных письмах: «Мы искренне благодарны…», «От лица всей компании хочу поблагодарить…», «Мы признательны…» и др.

Степень торжественности выражения зависит от того, насколько значимыми для вас являются действия партнера в масштабах всей компании или решения определенных вопросов.

  1. Кого благодарим?

В письме обязательно должно четко фигурировать, кого вы благодарите. Или это персональная благодарность, или вы обращаетесь к целому коллективу, к структурному подразделению или компании. Если речь идет о небольшой группе людей, то иногда будет очень даже уместно перечислить фамилии этих сотрудников, чтобы выделить их и тем самым показать их большую значимость.

В случае, когда коллектив очень большой и перечислить фамилии всех сотрудников не представляется возможным, тогда, как правило, называют только фамилию руководителя коллектива.

  1. За что благодарим?

Благодарят всегда за что-то, точно указывая, что именно было полезно, ценно и что собственно и побудило желание поблагодарить. Основным правилом таких писем является конкретика, поэтому не стоит благодарить сразу и за все. Стандартными причинами выражения благодарности можно назвать: за профессионализм, проявленный в конкретных случаях, за доверие, за оказанную поддержку, за предоставленные возможности и т. д.

Например: «ПАО «Созвездие» выражает огромную благодарность ООО «Сладкий сон» за выполненную работу по поставкам мебели в минимальные сроки».

  1. Обращаем внимание на детали.

Очень важно также конкретизировать, что именно было лучше всего. С помощью такого приема можно сделать письмо максимально индивидуальным, и тем самым выделить партнера на фоне остальных компаний, что априори не может быть неприятно. К тому же чем более индивидуальным получится письмо, тем больше адресат почувствует себя востребованным, узнает о своей ценности, а, значит, вероятность того, что его отдача и старания в следующий раз при сотрудничестве с вами будет еще выше, значительно возрастает.

  1. Пожелания адресату.

Так как благодарственное письмо партнеру по бизнесу относится к корреспонденции с позитивным посылом, то в нем можно не только говорить о прошедших событиях, но также и заглянут в будущее. Если вы заинтересованы в дальнейшем сотрудничестве с партнером, тогда будет более чем уместно пожелать ему что-нибудь хорошее на перспективу.

Например: «Желаем вашей компании процветания и финансовых успехов», «Желаем Вам творческого вдохновения и отсутствие любых проблем».

  1. Выражение надежды на продолжение партнерства.

Очень важной деталью благодарственного письма является выражение надежды на дальнейшее сотрудничество. Тем самым, подтверждается весомость сказанных вами слов, что вы не просто так благодарите, а действительно заинтересованы в продолжении партнерства.  Если эту важную деталь упустить, то у письма может возникнуть негативный подтекст, и у вашего партнера сложится впечатление, что вы прощаетесь с ним.

Наиболее часто употребляемые фразы для выражения надежды о дальнейшем партнерстве: «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество», «Верим в продолжение партнерских отношений» и др.

Важные детали оформления письма

Есть некоторые детали оформления благодарственного письма, которые на первый взгляд могут показаться несущественными. Но следует отметить, что именно благодаря таким элементам общий вид документа приобретает совершенно другой вид, более законченный, гармоничный и, что самое важное, привлекающий внимание со стороны адресата.

Детали, благодаря которым ваш партнер обязательно дочитает письмо до конца:

  • Текст лучше всего написать от руки, и очень аккуратным каллиграфическим почерком. Получить такое письмо намного приятнее, чем обычный текст, пусть даже и душевный, но напечатанный на компьютере. Если же все-таки времени на написание письма нет, тогда при наборе следует использовать специальные шрифты с элементами каллиграфии.
  • Текст ни в коем случае не должен получиться сухим, постарайтесь использовать художественные обороты и прилагательные. С помощью таких приемов вы передадите эмоции клиенту и добьетесь его лояльности по отношению к вам.

Важно. Главная цель написания благодарственного письма – это повышение лояльности партнеров.

  • В качестве основы для письма следует отдать предпочтение фирменному бланку компании. Также можно заказать в типографии печать специальных бланков для благодарственных писем.При подборе дизайна оформления бланка следует избегать рамок и строгих линий. Лучше всего, если это будет неофициальный бланк с элементами эмоциональности. В качестве цвета для фона подойдет любой нейтральный оттенок, не слишком яркий или броский.
  • В конце письма обязательно должна быть подпись руководителя компании отправителя. Это напомнит, что благодарственное письмо – это один из документов официальной, а не личной переписки, а также дополнительно выразит почтение со стороны отправителя.

Использование благодарственных писем в качестве рекламы

Любое благодарственное письмо компании партнеру можно смело использовать в рекламных целях. И в этом заключается их дополнительное преимущество. Вполне логично, если в конце письма будут размещены предложения:

  • о скидке на товары и услуги;
  • о подарках для постоянных клиентах;
  • о посещении тематического мероприятия и др.

Не стоит считать, что благодарственное письмо партнерам за сотрудничество – это формальность, которая себя отжила. Вовсе нет. Этот инструмент действительно работает, и в этом можно легко убедиться на практике любой европейской страны. Поэтому мы непременно должны возродить эту традицию и на российском рынке.

Больше позитива и лояльности друг к другу в мире бизнеса действительно творят чудеса.

22.12.2015 1248
Поделиться статьей с друзьями

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *