Порядок заполнения трудовых книжек

Порядок заполнения трудовых книжекПроцедура и порядок заполнения трудовых книжек регулируются нормативно-законодательной базой РФ, а именно Трудовым Кодексом и некоторыми специальными постановлениями правительства. Но, несмотря на такую достаточную теоретическую освещенность вопроса, на практике очень часто возникают спорные ситуации, сложность которых заключается в нюансах и специфических особенностях каждой из возникших ситуаций. Чтобы разобраться с возможными сложностями, предлагаем изучить предписания по ведению трудовой книжки.

Особенности оформления

Этот формуляр о трудовой деятельности обязательно должна вестись для каждого человека, который был оформлен на работу, работает уже более5 дней, и это место труда считается для него основным. В том числе это могут быть временные или сезонно занятые работники, а также специалисты вне штата, на которых распространяется соцстрахование. Трудовая книжка человека, который совмещает две работы, должна вестись на том месте, которое считается основным. А в случае, когда работодатель потерял этот документ, тогда он обязан выписать дубликат.

При заполнении формуляра категорически запрещено использовать сокращения. Каждая отметка должна быть пронумерована по порядку, для фиксирования дат можно использовать только арабские цифры. При этом для указания числа или месяца обязательно стоит использовать по две цифры, а для указания года – четыре цифры, например, «1 апреля 2015 года» следует обозначить, как 01.04.2015.

Когда человека принимают на работу, первый делом кадровый работник должен определить достоверность его трудовой книжки. С этой целью необходимо сравнить данные на первом листе со сведениями, указанными в паспорте. А также проверить наличие печати первой компании, где работал человек. Без соответствующей печати документ считается неподлинным. Если кадровый специалист обнаруживает ошибки оформления трудовой книжки или формуляра нет в наличии, работодатель обязан завести новый экземпляр.

Если оказалось, что отсутствует отметка о расчете человека с предыдущей работы, то тогда новую отметку о зачислении на работу делать нельзя, потому что нет законного основания для совершения подобного действия. Кроме записи об увольнении сотрудника, в документ не делаются никакие пометки о наложенных на работника взысканиях. А вот записи о непрерывном стаже или, наоборот, об отсутствии в непрерывном стаже некоторых промежутков времени обязательно должны быть отмечены в установленном законодательством порядке.

Основные пункты трудовой книжки

В каждой трудовой книжке может быть только три части:

  • данные о работнике;
  • данные о работе;
  • данные о награждениях.

Данные о работнике всегда фигурируют на первой странице документа. Обязательные атрибуты — это фамилия, имя, отчество, а также такая информация как дата рождения, образование и специальность. Записи нельзя сокращать или использовать инициалы. А источником информации могут служить только законные документы: паспорт, свидетельство (диплом) об образовании. Когда титульный лист заполнен, кадровый специалист внимательно все проверяет и заверяет написанное своей подписью. На титульной странице обязательно должна быть поставлена печать компании.

Второй пункт содержит в себе информацию о работодателях. Это записи о зачислении в штат, переводе с одной работы на другую или увольнении. Здесь должны быть указаны сроки, названия должностей и названия работодателей. Подтверждением каждой записи должен выступать номер приказа, штамп и печать предприятия.

В разделе о наградах должны быть указаны все вознаграждения за заслуги сотрудника, которые он получил во время работы. С обязательным указанием даты, названия поощрения и документа, который выступает основой записи.

Важно. Если любой из разделов заканчивается, то кадровый работник, обязан завести специально разработанный вкладыш.

Рекомендации к оформлению формуляра о трудовой деятельности

При оформлении нового работника, кадровый специалист первым делом проверяет наличие трудовой книжки и правильности её ведения. Если книжки нет, тогда нужно завести новую.

Пошаговый инструктаж:

  1. Записи на первой странице.

Здесь указывается такая информация о сотруднике:

  • фамилия, имя, отчество, день рождения – сведения необходимо взять из паспорта;
  • образование, специальность – информация берется из свидетельства или диплома об образовании;
  • дата оформления – запись должна быть сделана не позже чем на пятый день с момента принятия сотрудника на работу;
  • подпись работника;
  • подпись кадрового сотрудника, который сделал запись с обязательной расшифровкой;
  • печать компании.
  1. Оформление отметок.

После того как будет выполнена проверка безошибочности заполнения титульной страницы, нужно заняться  внесением отметок об оформлении нового сотрудника. Для этого необходимо первым делом поставить штамп предприятия, в котором будут указаны все данные о работодателе или сделать отметку письменно. Дальше следует перейти к заполнению непосредственно граф:

  • 1 – номер по порядку. Должен быть проставлен под штампом организации или записями о работодателе.
  • 2 – дата. Должна быть заполнена арабскими цифрами.

Важно. Дата оформления – это дата, которая фигурирует в трудовом договоре, день увольнения – это последний рабочий день.

  • 3 – информация о зачислении, переводе с одного места работы на другое или увольнении, а также при смене названия компании. Отметка должна быть выполнена без сокращений и обязательно заверена подписью владельца.
  • 4 – основание отметки. Основанием для выполнения записи может выступать приказ или протокол компании с обязательным указанием номера и даты этого документа. Например, «Приказ от 01.03.2015 г. №223-са».
  1. Сведения о наградах.

В раздел о вознаграждениях заносятся сведения о поощрениях, которые предусмотрены законами РФ или внутренними документами компании.

Отметка о вознаграждении оформляется в таком же порядке, как и информация о работе:

  1. номер;
  2. дата;
  3. тип награждения, кем и за что был награжден сотрудник;
  4. основание награждения (указ, постановление или другой документ).

Важно. Сведения о премиях в денежной форме и ценных подарках в раздел о вознаграждениях заносить не следует.

Оформление вкладыша

Когда один из разделов полностью заполнен, в трудовую книжку нужно вшить вкладыш. Его оформление осуществляется по тем же правилам, что и все остальные страницы формуляра. Вкладыши, как и трудовая книжка, относятся к бланкам строгой отчетности, и при их передаче специалисту обязательно должен проставляться штамп «вкладыш выдан», а также указываться номер.

Важно. Писать от руки запрещено, а штамп правильнее всего ставить на титульной странице или на развороте корочки.

Сам вкладыш без основного формуляра считается неподлинными, а крепят его, как правило, перед последней обложкой, хотя этот момент не фигурирует в нормативных документах, и особых указаний по этому поводу там нет. На титульной странице вкладыша должна стоять печать компании, а нумерация его страниц обязательно должна продолжать основную нумерацию.

Информация о совместительстве

Формуляр о трудовой деятельности работника всегда заполняется по месту основной работы. Отметка о совместительстве вообще может не фигурировать в трудовой книжке, но по желанию самого работника она может быть внесена. Сделать это должен специалист кадрового отдела основного места работы с помощью сведений тех документов, которые работник предоставил с работы по совместительству.

Иногда сотрудник может работать на одном и том же предприятии и как основной работник, и по совместительству. В этом случае запись необходимо сделать на основании внутренней документации.

Внесение исправлений на титульный лист

На практике могут возникать ситуации, когда необходимо внести исправления в информацию, которая была указана на титульном листе. К примеру, такая ситуация может возникнуть в том случае, когда женщина вышла замуж и сменила свою фамилию или, наоборот, вернула свою девичью фамилию после развода. Осуществить такие изменения достаточно просто.

Первоначальные данные необходимо аккуратно зачеркнуть одной горизонтальной линией и записать новые данные, которые вносятся на основании документов. В качестве таких документов могут выступать паспорт, свидетельство о браке (разводе, рождении и др.). Обязательно нужно сделать пометку на этот документ на внутренней стороне корочки формуляра. Эта пометка проставляется кадровым специалистом и заверяется печатью, подписью руководителя.

Могут случиться такие обстоятельства, когда необходимо исправить ошибку на титульной странице в каком-нибудь слове. Например, сделана ошибка в имени, фамилии или дате рождения, а выяснить это удалось только в тот момент, когда человек уже уволился с предыдущего места работы и устраивается на новое, то есть ошибку выявил во время проверки документа сотрудник кадрового отдела нового работодателя. В этом случае согласно инструкции, работнику необходимо обратиться на предыдущее место работы для исправления неточностей или ошибок.

Многократно встречающиеся ошибки при заполнении

Достаточно часто при осуществлении проверок выявляются неточности, которые были допущены специалистами отделов по работе с персоналом.

Наиболее распространенными из них можно назвать следующие ошибки:

  • неверно записанные фамилия, имя или отчество работника;
  • неверная дата рождения (до 11 ноября 2003 года необходимо было записывать дату рождения с указанием месяца прописью, а после этой даты были введены новые правила и теперь дата рождения вносится только арабскими цифрами);
  • нет сведений об обучении (эта графа на титульной странице не заполнена вообще, а информация об обучении обозначена путем подчеркивания одной линией внизу страницы);

Важно. Если у человека при поступлении на работу было одно образование, а потом он получил другое, тогда сведения о нем должны быть дописаны в ту же строчку рядом с уже имеющимися, а отметка на второй стороне документа может не заполняться.

  • сведения об обучении указаны не полностью;
  • не указана дата заполнения и оформления трудовой книжки;
  • отсутствует подпись владельца;
  • нет печати организации на титульном листе;
  • информация в трудовую книжку занесена на шестой день и позже после официального приема на работу;
  • неправильно внесена запись об основании (в графе 4 сведения о документы должны быть внесены в строгой последовательности, сначала его название, потом дата, а потом номер документа);
  • нет печати предприятия после записи об увольнении (гербовая печать организации обязательно ставится после записи об увольнении);
  • нет подписи сотрудника, свидетельствующей о том, что он ознакомлен со всеми записями и подтверждает их справедливость;
  • информация о награждениях в соответствующий раздел внесена неправильно.

Исправление записей

Исправления всех вышеперечисленных неточностей и ошибок путем зачеркивания категорически не допускается. Тогда возникает вопрос, каким образом необходимо делать исправления в трудовой книжке? Неправильная запись согласно действующим правилам должна быть признана недействительной, а вместо неё необходимо внести правильную запись.

Если ошибка возникла в нумерации записей, тогда исправить её можно, признав запись с неправильным номером недействительной, и поставить номер, под которым эта запись должна была фигурировать изначально. В этом случае в графе 3 должна быть сделана следующая пометка: «запись за номером (указываем номер) недействительна». И дальше повторно сделать запись под другим номером.

Уничтожение испорченных бланков

Если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним устарели, а также были испорчены, то они подлежат уничтожению. Проводится эта процедура, следуя специальным правилам по работе с бланками строгой отчетности. Для этой цели создается специальная комиссия, которая должна подтвердить процедуру уничтожения и составит соответствующий акт. В акте должна быть указана причина уничтожения бланков и обязательно указаны серийные номера документов, которые подлежат уничтожению. Под актом должны стоять подписи всех членов комиссии, а подтвердить подлинность акта должен руководитель организации.

Особые случаи

Порядок заполнения трудовых книжек также должен содержать в себе рекомендации относительно принятия сотрудниками отдела кадров решений в особых случаях. Одним из таких случаев является отображение информации в трудовой книжке, когда какой-то срок не включается в непрерывный трудовой стаж. Например, это может случиться по причине назначения сотруднику исправительных работ.

В этом случае в документ нужно сделать следующую отметку:

  • 1 – номер отметки;
  • 2 – дата отметки;
  • 3 – отметка «Время работы с (дата) по (дата) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж»;
  • 4 – основание отметки (приказ или распоряжение работодателя, которые издаются в соответствии с приговором суда), дата, номер.

К особым случая также стоит отнести запись о присвоении сотрудникам нового разряда, категории или назначение новой профессии. Все эти записи также должны быть произведены в описанном выше порядке.

Если во время работы сотрудника происходит смена наименования работодателя, то запись об этом также должна быть внесена в трудовую книжку. Этот факт нельзя игнорировать, потому что после изменения названия, происходят и другие преобразования, например, меняется печать, и когда сотрудник будет увольняться, то в записи будет фигурировать уже новая печать. А если записи о переименовании организации не будет, тогда ПФ не засчитает работнику его стаж работы в данной компании. То же самое касается и записи об изменении названия должности самого сотрудника. Если происходят изменения в штатном расписании, то они обязательно должны быть отображены в трудовой книжке.

 

22.12.2015 442
Поделиться статьей с друзьями

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *