Входящая корреспонденция: способы регистрации

Входящая корреспонденция: способы регистрацииВся входящая корреспонденция, которая приходит на почту юридического лица, должна быть обязательно обработана ответственным специалистом. Под процессом обработки следует понимать получение писем секретарем, регистрация документации с последующим перенаправлением её адресату. Сегодня в делопроизводстве все чаще используются электронные системы обработки корреспонденции, но, к сожалению, не все предприятия и организации имеют необходимую техническую базу, чтобы внедрить автоматизированный процесс. Если обработка писем производится в ручном режиме, тогда все документы должны быть зафиксированы в журнале входящих документов, где записывается информация обо всей входящей документации. Этот журнал может иметь как бумажную, так и электронную форму.

Правила регистрации входящей документации

Каждый день любая организация или предприятие получают на свой адрес огромное количество входящей корреспонденции. Это могут документы относительно производственного процесса данной компании, рекламные материалы (листовки, буклеты, коммерческие предложения), переписка с поставщиками и клиентами. Чтобы избежать путаницы в делопроизводстве вся корреспонденция должна быть тщательно отфильтрована.

Фильтрация входящих документов происходит в два этапа. Сначала необходимо отобрать корреспонденцию, которая относится непосредственно к деятельности компании. А после этого разделить её на ту, которую нужно регистрировать и ту, которая такой регистрации не подлежит.

Документация, которую не нужно регистрировать:

  • письма, предназначенные для структурных подразделений, они передаются в соответствующее подразделение и регистрируются там;
  • поздравительные письма (открытки, бланки);
  • периодические печатные издания (журналы, газеты);
  • личная корреспонденция;
  • документы, не заверенные подписями и печатями (анонимная корреспонденция);
  • рекламные материалы;
  • приглашения на посещение различных общественных мероприятий (выставок, ярмарок и др.);
  • финансовая и административная документация, которая не имеет сопроводительного письма.

Вся остальная корреспонденция, которая имеет отношение к деятельности компании, подлежит обязательно регистрации, то есть информация о ней должны быть зафиксирована в соответствующем журнале регистрации. Это правило является самым главным в делопроизводстве любой компании

На практике очень часто возникают такие ситуации, когда некоторая документация дублируются, то есть может быть направлена в компанию несколько раз различными способами. Это может случиться по ошибке человека, который отправлял письмо. Или в некоторых случаях специально, с целью ускорить производственный процесс, некоторые документы могут быть отсканированы и отправлены по электронной почте, а оригиналы высланы в обычном письме. Задача секретаря в этом случае состоит в том, чтобы отслеживать возможные совпадения и не допускать повторной регистрации одного и того же письма с целью предотвращения путаницы. Второму документу, который пришел позже, должен быть присвоен номер первого документа, который уже прошел регистрацию.

Есть и еще одно важное правило, которому должны следовать в любой компании: каждому входящему документу должен быть присвоен уникальный регистрационный номер. Этот момент также достаточно важен, ведь если у совершенно разных документов будет один и тот же номер, то одно из писем может быть не рассмотрено вообще, что чревато негативными последствиями для деятельности всей компании.

Как заполнять журнал входящей корреспонденции?

К оформлению журнала входящей документации никаких особых требований не предъявляется. И каждая компания может самостоятельно разработать и внедрить свои правила относительно регистрации корреспонденции.

Сам журнал может иметь необходимое количество столбов в соответствии с той информацией, которая должны быть заполнена в журнале. Например, это могут быть такие ведомости, как: дата отправления, отправитель, контактные данные отправителя, тип документа, адресат, дополнительная информация и др.

Но в своей работе секретарь или делопроизводитель, который занимается обработкой входящей корреспонденции, должен следовать так называемым «неофициальным» правилам ведения журнала регистрации писем:

  • в компании может быть только один журнал для регистрации входящей документации;
  • в журнале обязательно должна вестись сквозная нумерация за календарный год, которая будет обнуляться в начале следующего отчетного периода.

Важно. Журнал регистрации входящей документации не обязательно заводить каждый год новый, можно использовать его из года в год с обязательной отметкой смены отчетного периода.

Для максимального удобства использования информации относительно входящей корреспонденции, журнал регистрации писем должен содержать следующие столбцы:

  1. Регистрационный номер. Документу может быть присвоен как числовой, так и буквенно-числовой номер. Этот номер обязательно должен быть указан на самом документе при его регистрации.
  2. Дата получения документа. Также указывается на самом документе.
  3. Отправитель письма.
  4. Адресат с обязательным местом для пометки о передачи документа ответственному лицу.

В некоторых случаях требуется более строгий учет входящих писем. Для такой корреспонденции в журнале регистрации необходимо предусмотреть свободное место для занесения таких данных, как количество страниц в документе, наличие приложений, данные об ответственном сотруднике и др.

В журнале регистрации входящей документации также может фигурировать информация об исходящих реквизитах письма, если, например, документы присылаются в двух экземплярах с условием возврата одного из них отправителю.

Бумажный или электронный журнал?

Еще в очень многих компаниях, особенно в регионах входящая корреспонденция продолжает регистрироваться на бумажных носителях – в больших тетрадях. При небольших объемах информации такой способ можно назвать вполне приемлемым. Но, если документации очень много, тогда начинают возникать сложности, во-первых, с большими затратами времени на его ведение, во-вторых, с использованием зафиксированной в журнале информации.

Поэтому все больше компании переводят свой документооборот в автоматический режим электронной фиксации корреспонденции.

Для ведения электронного журнала можно использовать специальные программы или стандартные продукты Word и Excel. Но в любом случае ощутить превосходство использования автоматизированной фиксации писем по сравнению с ручной можно моментально. В электронных журналах не возникает сложности с поисками нужного письма, легко и удобно сортировать по любому запросу, можно вставлять ссылки и писать сколько угодно данных. Воспользоваться информацией с журнала в случае необходимости могут все сотрудники компании, но в то же время вносит какие-то коррективы и новые записи может только ответственный за это дело специалист (секретарь, делопроизводитель).

Иногда на предприятиях может быть использован комбинированный вариант регистрации входящих писем, когда одновременно ведутся и бумажный, и электронный журнал. Такой вариант наиболее подходит, когда речь идет об особо важной документации, чтобы перестраховаться: основным инструментов для работы является электронный носитель, а бумажный выполняет роль резервной копии.

28.11.2015 676
Поделиться статьей с друзьями

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *